Jumat, 26 Agustus 2011

TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

TUGAS SIM (KE- 5)

TIWIK SUPRIYANTI NIM : 1008036073

DOSEN : Dr. HAMID AL JUFRI, MM,MBA,M.kom


Bagaimana anda merancang SIM pendidikan terkait dengan pendaftaran mahasiswa baru?
  1. Tahapan/langkah-langkah apa yang saudara lakukan
  2. Buat rancangan bagan flowchartnya
  3. Buatlah rancangan laporannya
  4. Jika menggunakan LAN bagaimana usulan datanya


A. Tahapan/langkah-langkah pembuatan SIM untuk pendaftaran mahasiswa baru

Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru (SIM PMB) adalah sistem yang berfungsi untuk pengolahan data calon mahasiswa baik tamu pengunjung, calon mahasiswa daftar, serta calon mahasiswa yang melakukan registrasi. Sistem ini bersifat client-server karena menggunakan database MySQL sehingga untuk mengembangan jaringan akan lebih mudah untuk diimplementasikan. Dengan menggunakan sistem aplikasi ini kemudahan proses pengelolaan data calon mahasiswa baru dan pengontrolannya akan lebih mudah. Setiap jurusan dapat mengetahui keadaan data pengunjung, daftar, dan registrasi berdasarkan jurusannya.

Fasilitas yang dimiliki :

1. Company Profile

Company Profile adalah gambaran singkat instansi / perguruan tinggi yang menggunakan sistem informasi ini. Company profile berisi gambaran singkat sejarah instansi, susunan pengurus, jurusan/program studi, akreditasi, dan lain-lain

2. Data Calon mahasiswa /pengunjung

Fasilitas ini digunakan ketika calon mahasiswa baru datang , sehingga kondisi mahasiswa yang datang berkunjung dapat secara real time diketahui. Fasilitas ini juga digunakan untuk proses pelaporan kepada unit atau bagian yang bertanggunggung jawab melaksanakan Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB).

3. Proses Pembuatan Kwitansi

Fasilitas yang disediakan untuk pembuatan kwitansi pendaftaran calon siswa baru. Dengan menggunakan fasilitas ini proses pembuatan kwitansi secara manual dapat di minimalisir.

4. Laporan Pengunjung /tamu

Fasilitas ini digunakan untuk mengetahui keadaan pengunjung berdasarkan hari/tanggal, jurusan/program studi, status pendaftaran, dsb sehingga proses pelaporan kepada pimpinan akan lebih mudah untuk dilakukan. Selain kelebihan tersebut kebutuhan pada kertas untuk arsip akan lebih dapat diminimalisir karena data sudah terkomputerisasi.

5. Laporan Registrasi mahasiswa Baru

Fasilitas ini disediakan untuk proses pencatatan dan pembuatan kwitansi calon mahasiswa yang melakukan registrasi. Fasilitas ini juga dilengkapi dengan persyatan keuangan calon mahasiswa baru baik yang sudah lunas ataupun yang masih menunggak.

6. Pencarian data

Fasilitas ini disediakan untuk mempermudah user atau pengguna ketika akan melakukan proses pencarian data. Proses pencarianpun dapat dilakukan dengan berbagai metode atau cara misalnya pencarian data calon siswa berdasarkan nomor pendaftaran, nama calon siswa, berdasarkan kabupaten/kota asal, berdasarkan tanggal kunjungan atau berdasarkan sumber informasi instansi.

Untuk membuat sistem informasi penerimaan mahasiswa baru yang memuat kebutuhan-kebutuhan diatas maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Tahap analisis

Dalam tahap analisis ini ada 5 langkah yang mesti kita laksanakan antara lain :

a. Mengumpulkan Informasi

Langkah awal dalam tahap analisis adalah mengumpulkan informasi tentang bagaimana proses penerimaan mahasiswa baru pada sistem lama berjalan. Kemudian ditentukan pada bagian apa sering timbul masalah yang biasa diselesaikan dengan system informasi. Kelemahan-kelemahan dari system lama diidentifikasi untuk dicarikan alternative solusinya dengan system yang baru.

b. Mendefinisikan sistem

Dari informasi kelemahan sistem Penerimaan Mahasiswa Baru yang lama, analisis sistem kemudian mendefinisikan apa saja sebenarnya yang dibutuhkan oleh sistem lama untuk mengatasi masalahnya.

c. Memprioritaskan kebutuhan

Dalam beberapa kasus, inventarisir kebutuhan yang diperoleh sangat lengkap dan rumit. Ketersediaan waktu dan sumber daya lain untuk menyelesaikan keseluruhan kebutuhan bisa saja tidak mencukupi. Pada kondisi seperti ini maka tim analisis akan mengutamakan kebutuhan-kebutuhan yang dianggap kritis untuk diprioritaskan.

d. Menyusun dan mengevaluasi alternatif

Suatu hal yang tidak boleh dilupakan oleh tim analisis adalah rencana kedua setelah menyusun dan memprioritaskan kebutuhan. Analisis harus menyiapkan alternatif jika seandainya susunan kebutuhan tentang sistem informasi penerimaan mahasiswa baru nantinya akan ditolak oleh klien.

e. Mengulas kebutuhan dengan pihak manajemen

Langkah terakhir adalah mengulas kebutuhan yang sudah ada dengan pihak klien, karena pihak klienlah yang paling tahu kebutuhan system mereka

2. Tahap Desain

Tahap desain adalah tahap mengubah kebutuhan Yang masih berupa konsep menjadi spesifik yang riil. Tahap desain system dapat dibagi menjadi 2 tahap antara lain :

a. Desain logis

Desain logis adalah bagian dari fase desain dimana semua fitur-fitur fungsional dari sistem dipilih dari tahap analisis dideskripsikan secara terpisah dari platform komputer yang nantinya digunakan dari hasil tahapan ini adalah

a. Deskripsi fungsional mengenai data dan proses yang ada dalam sistem baru

b. Deskripsi yang detail dari spesifikasi sistem, meliputi :

Ø Input (data apa saja yang menjadi input)

Ø Output ( informasi apa saja yang menjadi output)

Ø Proses (prosedur apa saja yang harus dieksekusi untuk mengubah input menjadi output)

Tahap desain logis biasanya menghasilkan beberapa dokumen, diantaranya dokumen model data, dokumen model proses, rancangan table, hierarki antar modul, sampai desain antar muka dari sistem yang akan dibuat.

b. Desain fisik

Pada bagian ini, spesifikasi logis diubah kedalam detail teknologi dimana pemrograman dan pengembanan sistem bisa diselesaikan. Pada tahap inilah aktifitas coding dilakukan, adapun output dari sistem ini adalah:

a. Deskripsi teknis, mengenai pemilihan teknologi perangkat lunak dan perangkat keras yang digunakan.

b. Deskripsi yang detail dari spesifikasi sistem.

Kegiatan pada tahap ini juga mencakup pada kegiatan Membuat model prototype, Menganalisis kekurangan dari model prototype dengan memperhatikan input dari pengguna

3. Tahap implementasi

Dalam tahap ini ada beberapa yang perlu dilakukan :

a. Testing yaitu menguji hasil kode program yang dihasilkan dari tahapan desain fisik. Tujuan pengujian ada dua. Dari sisi pengembang sistem, harus dijamin kode program yang dibuat bebas dari kesalahan sintaks maupun logika. Dari sisi pengguna, program yang dihasilkan harus mampu menyelesaikan masalah yang ada pada klien dan system yang baru harus mudah dijalankan dan dipahami oleh pengguna akhir.

b. Instalasi, setelah program lulus diuji coba, maka perangkat lunak dan keras akan diinstal pada organisasi atau perusahaan klien dan secara resmi mulai digunakan untuk menggantikan sistem lama.

4. Tahap pemeliharaan

Langkah terakhir dimana pada tahapan ini system secara sistematis diperbaiki dan ditingkatkan. Hasil dari tahapan ini adalah versi baru dari perangkat lunak yang telah dibuat. Perbaikan yang dilakukan tingkatannya bias sangat variatif, mulai dari memperbaiki program yang cash hingga berfungsi kembali sampai pada penambahan modul-modul program yang baru sebagai jawaban atas perubahan kebutuhan pengguna.

B. BAGAN FLOW CHARTNYA

s


D. Rancangan Laporannya

Laporan Administrasi

1. Laporan jumlah pendaftar mahasiswa baru per fakultas dan per jurusan

2. Laporan jumlah mahasiswa baru di terima per fakultas dan per jurusan

3. Laporan data calon mahasiswa dilihat dari jenis kelamin, sekolah asal, rata-rata nilai NEM, Fakultas/jurusan yang diminati

4. Laporan data mahasiswa baru dilihat dari jenis kelamin, sekolah asal, rata-rata nilai UN, Fakultas/jurusan yang diminati

Laporan Keuangan

1. Laporan pemasukan dari formulir pendaftaran

2. Laporan pengeluaran biaya operasional PMB

3. Laporan pembayaran uang kuliah yang lunas dan

4. Laporan pembayaran uang kuliah yang mengangsur

FLOWCHART PROSEDUR PELAPORAN



E. PENGGUNAAN LAN

Dalam merancang sebuah jaringan Local Area Network (LAN), sangat perlu ditentukannya topologi jaringan yang akan digunakan agar nantinya sesuai dengan kebutuhan kita, ini penting karena sangat berpengaruh terhadap penggunaan dan proses perawatan jaringan itu sendiri serta pengembangannya ke depan.

Jika terjadi kesalahan dalam penentuan topologi jaringan mengakibatkan mubazirnya jaringan yang terpasang dan hanya menghabiskan biaya semata karena jaringan yang terpasang tidak dapat berfungsi secara optimal.

Untuk penentuan Topologi jaringan LAN mana yang akan di pasang dan sesuai dengan kebutuhan serta biaya yang tersedia di perusahaan tempat kerja kita sebaiknya kita mengenal dulu beberapa topologi LAN yang sudah tentu memiliki beberapa kelebihan serta kekurangannya masing-masing seperti berikut :

Topologi BUS

Dikatakan topologi BUS adalah cara menghubungkan beberapa komputer dalam satu jaringan lokal yang berbentuk sepertu jalur BUS.

Adapun kelebihan dan kekurangan dari topologi BUS adalah sebagai berikut Kelebihan :

a. Hemat Kabel

b. Perancangan kabel sederhana

c. Mudah dikembangkan

Kekurangan:

a. Kesalahan sulit dideteksi

b. Terjadi kepadatan lalulintas data pada jalur tertentu

c. Diperlukan penguat/repeater untuk jarak jauh

Topologi Ring/Cincin


Topologi Ring adalah cara menghubungkan beberapa komputer dalam satu jaringan sehingga berbentuk seperti cincin/ring (lingkaran). Transfer data di lakukan dari salah satu client di kirim ke setiap node/simpul, kemudian setiap node atau simpul mengecek informasi data tersebut apakah untuk client itu atau bukan.

Kelebihan :

a. Memiliki 2 (dua) jalur komunikasi

b. Hemat kabel

Kekurangan :

a. Peka terhadap kesalahan

b. Dapat menimbulkan kepadatan lalulintas bila banyak komputer dalam jaringan

c. Kaku dalam pengembangan jaringan

Topologi Bintang/Star



Topologi Bintang adalah cara menghubungkan beberapa unit komputer dalam satu jaringan berbentuk seperti bintang/star. Komunikasi data yang terjadi pada topologi Star ini adalah terpusat pada satu pengontrol komunikasi data. Pusat dari komunikasi data tersebut disebut server dan komputer lainnya di sebut klien/client.

Kelebihan :

a. Kerusakan pada satu saluran tidak mengganggu saluran lainnya

b. Tingkat keamanan termasuk tinggi

c. Tahan terhadap kesibukan lalulintas data dalam jaringan

d. Penambahan maupun pengurangan stasiun tidak mengganggu stasiun lainnya

e. Mudah dalam mendeteksi kesalahan

f. Mudah dalam perawatan jaringan

Kerugian :

a. Boros kabel

b. Perlu adanya penangaan khusus

c. Hub menjadi elemen yg sangat kritis

Bila dilihat dari topologi LAN di atas maka topologi yang sesuai dengan kegiatan Sistem Penerimaan Mahasiswa baru adalah topologi STAR karena kegiatan penerimaan mahasiswa baru membutuhkan sistem yang

1. Tingkat keamanan termasuk tinggi

2. Tahan terhadap kesibukan lalulintas data dalam jaringan

3. Penambahan maupun pengurangan stasiun tidak mengganggu stasiun lainnya

4. Bila terjadi Kerusakan pada satu saluran tidak mengganggu saluran lainnya

5. Mudah dalam mendeteksi kesalahan

6. Mudah dalam perawatan jaringan

Beberapa data yang dapat dimasukkan/diusulkan dalam LAN adalah :

1. Informasi mahasiswa ( data pribadi mahasiswa )

2. Informasi akademik ( info pembelajaran, e-learning, nilai akademik dll)

3. Informasi Keuangan ( cara pembayaran, kwintansi, data pelunasan dan data tunggakan)

4. Informasi Profil Kampus ( misi,visi, fakultas, jurusan, kegiatan dan lain lain)

5. Informasi digital library

6. Informasi sarana Prasarana

Daftar Pustaka

Tim Dosen Administrasi PendidikanUniversitas Pendidikan Indonesia, Manajemen Pendidikan, Alfabeta, Juni 2010

Manajemen information Systems, Sistem Informasi manajemen, Raymond McLeod,Jr, George P.Schell, Salemba Empat, Edisi 10, 2008

Introduction To Information Systems, Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial, James A. O Brien, Mc.Graw-Hill, Irwin, Edisi 12, Salemba Empat, 2008

Eti Rochaety-Pontjorini Rahayuningsih,Prima Gusti Yanti, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Bumi Aksara, Cetakan Tiga, November 2008.

http://images.suwito.multiply.multiplycontent.com